予防接種予約のオンライン化

予約電話集中による弊害

インフルエンザ予防接種が始まりました。今年は過去5年間で最も多い、6300万人分のワクチンが供給される予定のようです。

厚生労働省からは、以下のような接種時期協力のお願いが出ています。

多くの医療機関が、いわゆる3密を回避するため、予防接種の予約制を導入しています（今年は完全予約制です、という医療機関もあります）。そのため、予約電話が集中してしまい、電話が繋がりにくい時間帯が発生する医療機関もあるようです。

予防接種の予約方法が電話のみだと、ただでさえ業務量が増えている今年度の状況に加え、予約電話対応が増加することで、担当スタッフの疲弊が懸念されます。

オンライン予約システムの導入

既に自院ホームページをお持ちの医療機関の場合は、オンライン予約システムを導入すれば、接種予約電話の集中を軽減することが出来ます。コストの高い医療機関向け予約システムを利用する必要はありません。Microsoft365のオンライン予約サービスである、Micorsoft bookingsを使用すれば、比較的低コスト・短時間で、予防接種のオンライン予約システムを構築し、運用を開始することが出来ます。

Microsoft Bookings 紹介ページ　(日本マイクロソフト社)

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business/scheduling-and-booking-app

Bookingsでは、予約可能な曜日、時間、予約枠の設定はもちろんのこと、予約患者へのリマインド、予約変更の自動受付も可能です。予約日直前の予約変更は受け付けないような、予約ポリシーを設定することも出来ます。

ご参考までに、弊社がBookingsで作成した、サンプルの予約画面をご紹介します。

予約ページには、予約の時点で空いている接種枠のみ表示されます。

必要事項を入れて予約すると、患者さんには右のようなメッセージが表示されます。

予約変更・キャンセルもオンラインで可能、予約のリマインダーも自動配信

予約後に、患者さんには下図左側のようなメールが届きます。メール内の「予定を変更する」のリンクを押すと、下図右側のページが開きます。このページからは、接種予約の変更や、予約のキャンセルがオンラインで可能です。

また、予約日が近づくと、あらかじめ設定したタイミングで、患者さんへリマインダーのメールを自動配信することも出来ます。

Bookingsで作成した、予防接種予約のサンプルページ

弊社がBookingsで作成した、予防接種予約のサンプルページは、以下のリンクから参照可能です。ご自由にダミーの予約を入れ、予約システムの動作をご確認ください。（ただし、サンプルクリニックは実在せず、実際の予防接種予約は出来ませんので、ご了承ください）

https://outlook.office365.com/owa/calendar/Bookings1@medx-japan.com/bookings/

予防接種予約システム構築、ホームページ作成のご依頼は

予防接種予約システム構築、ホームページ作成のご依頼は、下記ボタンのお問い合わせフォーム、メール（info@medx-japan.com）、もしくは電話にて弊社までお気軽にご連絡ください。

MEDXでは、初めてのお客様に対して無料コンサルティング（90分間）を承っております。

（オンラインでの無料コンサルティングとなります。千葉県南部のご施設の場合は、訪問でのご相談も可能です。）

お客様の現状について伺い、弊社がお手伝いできる内容を、丁寧にご説明いたします。

そうはいっても、ネットを使える患者さんばかりではないよ

日本の家庭の95%には、インターネットに接続可能なパソコンやスマートフォンがあると言われています。しかしそうはいっても、ネットを使いこなしてオンライン予約が出来る患者さんばかりではないのも事実です。

一部の患者さんがオンライン予約に移行するだけでも、オンライン予約システム導入の効果は十分にあるのですが、次回の記事では、Amazon Web Service のクラウドコンタクトセンターを利用した、接種予約電話の自動振り分け、自動応答、冬場の感染症流行を見据えた、医療機関の固定電話のリモートワーカーへの転送システムについてご紹介します。